Vilnius, 2025 m. rugsėjo 30 d.
Lietuvos verslas kasmet patiria milijoninius nuostolius dėl prarasto laiko, žmogiškųjų klaidų ir neefektyvių procesų. Naujausi tyrimai rodo, kad vidutinis darbuotojas sugaišta beveik 10 valandų per savaitę ieškodamas informacijos, tvarkydamas dokumentus ir bandydamas išspręsti nesusipratimus, kilusius dėl netinkamos dokumentų kontrolės.
„Kai nėra aiškaus dokumentų valdymo, pradeda kauptis smulkios klaidos, kurios ilgainiui virsta rimtomis problemomis,” – teigia verslo procesų optimizavimo ekspertai. Įmonėms augant, šie iššūkiai tampa dar opesni. Vienas iš sprendimų, kuris sparčiai įgauna pagreitį Lietuvos rinkoje – dokumentų valdymo sistema, padedanti išvengti chaoso ir užtikrinti sklandų įmonės darbą.
Lietuvos įmonei 30 000 eurų kainavo vienas pametimų dokumentas
UAB „Baltic Solutions” (pavadinimas pakeistas) veiklą vykdo jau 12 metų. Per šį laikotarpį įmonė išaugo nuo 8 iki 120 darbuotojų. Tačiau augimas atnešė ir nemažai iššūkių.
„Praėjusiais metais praradome vieną sutartį. Paprasčiausiai negalėjome rasti naujausios versijos, kai klientas paprašė pakeitimų. Paaiškėjo, kad kažkas buvo atnaujinęs dokumentą, bet išsaugojęs jį ne bendrame serveryje, o savo asmeniniame kompiuteryje,” – pasakoja įmonės finansų direktorė.
Šis, atrodytų, nedidelis nesusipratimas baigėsi tuo, kad klientas nutraukė bendradarbiavimą ir įmonė prarado maždaug 30 000 eurų vertės kontraktą. Panašių istorijų galima išgirsti iš daugelio Lietuvos įmonių, kurios vis dar dokumentus tvarko naudodamos paprastas failų sistemas, el. paštą ir bendrąsias direktorijas.
Penkios dažniausios ir brangiausiai kainuojančios klaidos
Dokumentų valdymo ekspertai išskiria penkias esmines klaidas, kurios kainuoja brangiausiai:
- Versijų kontrolės nebuvimas
Tyrimai rodo, kad 85% įmonių susiduria su dokumentų versijų painiava. Darbuotojai dažnai dirba su pasenusiomis versijomis, o pakeitimai prarandami. Vidutiniškai dėl šios priežasties prarasta 4 valandos darbuotojo darbo laiko per savaitę. - Dubliuojami procesai ir dokumentai
Apklausus 200 Lietuvos įmonių paaiškėjo, kad vidutiniškai 24% dokumentų yra dublikatai. Tai ne tik užima brangią saugyklos vietą, bet ir sukelia painiavą, kai reikia nustatyti, kuris dokumentas yra aktualus. - Nesaugus konfidencialios informacijos valdymas
76% Lietuvos įmonių pripažįsta, kad siunčia konfidencialius dokumentus el. paštu be tinkamos apsaugos. 42% darbuotojų prisipažino bent kartą išsiuntę konfidencialią informaciją netinkamam gavėjui. - Neautomatizuotas užduočių perdavimas
Kai dokumentai perduodami iš rankų į rankas neautomatizuotu būdu, 31% užduočių pamirštama arba vykdoma pavėluotai. Dėl to įmonės kasmet praranda apie 7% produktyvumo. - Sudėtinga dokumentų paieška
Vidutiniškai darbuotojas sugaišta 1,8 valandos per dieną ieškodamas reikalingos informacijos. Ypač tai aktualu nuotolinio darbo sąlygomis.
„Šios klaidos atrodo smulkios kasdienybėje, tačiau jų poveikis įmonės finansiniams rezultatams yra milžiniškas,” – teigia skaitmeninės transformacijos konsultantai.
Produktyvumo šuolis: ką rodo skaičiai
Įmonės, įdiegusios šiuolaikines DVS (dokumentų valdymo sistemas), pastebi ženklų produktyvumo augimą:
- 32% sumažėja laikas, sugaištamas dokumentų paieškai
- 41% greičiau vyksta dokumentų tvirtinimo procesai
- 67% sumažėja klaidų, susijusių su neteisingomis dokumentų versijomis
- Vidutiniškai 28 minutėmis per dieną padidėja produktyvus darbuotojo laikas
- 89% sumažėja popieriaus sąnaudos
„Mums įdiegus dokumentų valdymo sistemą, sutarčių pasirašymo ciklas sutrumpėjo nuo 5 dienų iki 6 valandų,” – dalijasi patirtimi vienos iš didžiųjų Lietuvos maisto perdirbimo įmonių vadovas.
Nepriklausomi ekspertai apskaičiavo, kad 100 darbuotojų įmonė, efektyviai įdiegusi dokumentų valdymo sistemą, per metus gali sutaupyti iki 120 000 eurų vien dėl sumažėjusių darbo laiko sąnaudų.
Kaip išsirinkti tinkamą sprendimą?
Pasak IT saugumo ekspertų, renkantis dokumentų valdymo sistemą, verta atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
- Vartotojo sąsajos draugiškumas
„Net ir pažangiausia sistema bus nenaudinga, jei darbuotojai nesugebės ja naudotis,” – pabrėžia ekspertai. Lengvai įsisavinama sistema mažina mokymų poreikį ir pasipriešinimą pokyčiams. - Integracija su jau naudojamomis sistemomis
Sistema turėtų lengvai integruotis su įmonės jau naudojamais įrankiais – el. paštu, kalendoriumi, projektų valdymo platformomis. - Mobilumas ir prieinamumas
Šiuolaikinės darbo sąlygos reikalauja, kad sistema būtų prieinama iš bet kurios vietos ir įrenginio. - Automatizavimo galimybės
Galimybė automatizuoti pasikartojančias užduotis ženkliai didina produktyvumą ir mažina klaidų tikimybę. - Saugumas ir atitiktis reikalavimams
Ypač svarbu užtikrinti, kad sistema atitiktų BDAR ir kitus reglamentus, taikomus įmonės veiklai.
Lietuvos įmonių patirtys: sėkmės istorijos ir pamokos
AB „Technologijų centras” (pavadinimas pakeistas) įdiegė dokumentų valdymo sistemą prieš dvejus metus, kai darbuotojų skaičius pasiekė 50. „Pradžioje sulaukėme pasipriešinimo. Darbuotojai buvo pripratę prie senųjų metodų,” – prisimena įmonės IT vadovas.
Tačiau jau po trijų mėnesių situacija pasikeitė: „Dabar jie nesuprastų, kaip išvis galėjo dirbti be šios sistemos. Ypač tai pastebime dirbant su nuotolinėmis komandomis – procesai tapo sklandūs, nebeliko nesusipratimų dėl dokumentų versijų.”
Kita sėkmės istorija ateina iš finansų sektoriaus. Vidutinio dydžio bankas, įdiegęs dokumentų valdymo sistemą, per pirmus metus sutaupė beveik 200 000 eurų, sumažėjo dokumentų tvarkymo laikas 47%, o klientų pasitenkinimas išaugo 23%.
Ar investicija atsiperka?
Rinkoje siūlomos įvairios dokumentų valdymo sistemos, kurių kainos ir galimybės skiriasi. Vidutiniškai Lietuvos įmonės už tokią sistemą moka nuo 15 iki 60 eurų už vartotoją per mėnesį, priklausomai nuo funkcionalumo.
Ekonominė nauda dažniausiai pasireiškia per:
- Sumažėjusias darbo laiko sąnaudas
- Klaidų ir nesusipratimų prevenciją
- Sumažėjusį popieriaus ir spausdinimo kaštus
- Greitesnį naujų darbuotojų apmokymą
- Efektyvesnį nuotolinį darbą
Finansų analitikų skaičiavimais, kokybiškai įdiegta dokumentų valdymo sistema vidutiniškai atsiperka per 6-14 mėnesių, priklausomai nuo įmonės dydžio ir veiklos pobūdžio.
Ateities tendencijos dokumentų valdyme
Technologijų ekspertai išskiria keletą tendencijų, kurios formuos dokumentų valdymo ateitį artimiausiais metais:
- Dirbtinis intelektas dokumentų klasifikavimui, metaduomenų priskyrimui ir net turinio analizei
- Blokų grandinės technologija dokumentų autentiškumui užtikrinti
- Debesų kompiuterijos sprendimai, leidžiantys išvengti investicijų į brangią infrastruktūrą
- Pažangesnės dokumentų versijų kontrolės sistemos su galimybe matyti visus pakeitimus realiu laiku
- Daugiakalbių dokumentų valdymas tarptautinėms įmonėms
Vietoj išvadų
Lietuvos verslas sparčiai žengia skaitmenizacijos keliu, tačiau dokumentų valdymo srityje vis dar esama didelės pažangos galimybių. Įmonės, atidedančios sprendimus šioje srityje, kasmet praranda tūkstančius eurų dėl neefektyvių procesų ir klaidų.
„Dokumentų valdymo sistemos įdiegimas – tai ne tik technologinis sprendimas. Tai strateginis verslo sprendimas, galintis reikšmingai pagerinti įmonės konkurencingumą,” – reziumuoja verslo konsultantai.
Ar jūsų įmonė jau apskaičiavo, kiek kainuoja dabartiniai dokumentų valdymo procesai? Atsakymas gali nustebinti.
